平素は弁護士法人琉球スフィアに格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
当法人は、沖縄のリーディングローファームに相応しい高い業務品質を維持・発展させるため、昨年11月より事務局長を据え、組織一丸となって所内の品質向上に努めております。その一環として、当事者の皆様方および関係各位からお寄せいただく貴重な「お声」をサービス品質向上の重要な礎と捉え、日々の業務運営に真摯に反映させていく所存です。
つきましては、弁護士法人に求められる厳格な守秘義務と法令遵守を最優先し、この度の品質向上への取り組みを具現化するため、「個人情報・機密情報取扱マニュアル」を刷新いたしました。皆様にさらなる安心を提供するため、事務処理および苦情対応における報告ラインを厳格化し、以下の施策を徹底することで管理体制の強化に努めてまいります。
1. 発送業務におけるダブルチェックの徹底
誤送達等による情報管理上のリスクを排除するため、書類の発送時は、担当者と事務局長の複数名により、送付先（宛名・住所）のダブルチェックを必ず実施いたします。
2. 苦情対応における組織的な報告・相談ラインの確立
万が一、お客様や関係者様からお叱りや苦言の申し出があった場合、担当者個人で抱え込まず、速やかに上役に相談・報告する体制を構築いたしました。また、迅速な相談を促すため、心理的安全性の高い職場環境づくりに尽力し、風通しの良い組織体制を醸成いたします。なお、対応内容はすべて所内管理システムへ即時記録・共有し、組織全体で事態の把握と共有を徹底します。
3. 外部対応時における複数名同行ルールの遵守
事務所以外の場所での面談・接触が必要な場合、当法人としての見解を適切かつ正確にお伝えするため、担当者による単独での訪問を禁止いたします。必ず事前に弁護士や事務局長へ相談の上、安全管理と円滑な解決に資する適切な同行者を配置して対応いたします。
4. 定期的な所内教育・研修の実施
刷新したマニュアルに基づき、全所員（弁護士および事務職員）に対し、コンプライアンス意識の向上と適切な顧客対応を徹底するための専門研修を定期的に実施してまいります。
当法人は、今後も高いモラルと強い責任感を持ち、所員一丸となって誠心誠意業務に邁進し、皆様からの信頼に全力で応えてまいる所存です。
令和８年５月２２日
弁護士法人 琉球スフィア 事務局長 与儀 久美子
